POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.
De esta manera, MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S, manifiesta que garantiza los derechos de la disponibilidad, privacidad, intimidad, buen nombre y autonomía organizacional, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en el desarrollo de las diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
• Nombre o razón social: MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S.
• NIT: 900560626-7
• Domicilio y Dirección: Tiene domicilio en Bucaramanga en la carrera 29 No 53-20 barrio Bolarquí.
• Correo electrónico: datospersonales@muiscaconstrucciones.com
• Teléfono del Responsable: 6973405
2. MARCO LEGAL:
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional
3. ÁMBITO DE LA APLICACIÓN:
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. cuyo titular sea una persona natural y/o jurídica.
4. DEFINICIONES:
• Dato personal público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros.)
• Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
• Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad)
• Dato personal sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.)
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, reporte, consulta, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley;
c. Ser informado por MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6.1. ESTOS DERECHOS PODRÁN SER EJERCIDOS POR:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
7. DEBERES DE MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de los datos recolectados, única y exclusivamente para las finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y autorizadas, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.
En cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos personales, MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
8.1. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, o cualquier otro mecanismo que permita concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubiesen sido capturados y almacenados en la base de datos.
8.2. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento.
8.3. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
Los titulares podrán en todo momento solicitar a MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 11 de la presente política.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales que sean recolectados por MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. serán utilizados para:
• La gestión y administración de la relación precontractual, contractual, poscontractual, comercial, laboral o de cualquier otra índole.
• Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes, proveedores y empleados.
• Elaborar estudios estadísticos y financieros.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRILAFT), así como a requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Validar identidad y capacidad jurídica de contratistas, empleados y terceros.
• Procesos de selección, contratación y pagos de nómina.
• Control y vigilancia de instalaciones físicas mediante sistemas de videovigilancia.
• Control del acceso a las instalaciones y seguridad de bienes e información.
• Análisis y segmentación de clientes o usuarios para propósitos comerciales.
• Envío de información sobre productos, servicios, promociones, eventos y/o contenidos.
9.1 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La información recolectada será utilizada para las siguientes finalidades, según la naturaleza de la relación con el titular:
• Registrar información de empleados, contratistas, proveedores y clientes.
• Cumplir con obligaciones legales y contractuales.
• Realizar pagos a proveedores y empleados.
• Dar cumplimiento a procesos de escrituración y trámites notariales y registrales.
• Evaluar desempeño de empleados y contratistas.
• Proteger derechos de MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S., empleados y terceros.
• Controlar acceso a la infraestructura física y tecnológica de MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Establecer relaciones comerciales y contractuales.
• Implementar actividades de marketing y fidelización.
• Compartir información con aliados estratégicos, en caso de ser necesario.
• Transferir o transmitir datos personales a terceros en Colombia o en el exterior, bajo las condiciones de la ley.
9.2 DATOS SENSIBLES
En caso de tratamiento de datos sensibles, MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. informará al titular:
a. Que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
b. Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
Se podrán tratar datos sensibles cuando:
• El titular haya dado su autorización explícita.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar un interés vital del titular.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas con debida autorización.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
• Exista mandato legal para su tratamiento.
10. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para la atención de solicitudes relacionadas con los derechos del titular, MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. habilita los siguientes canales:
• Correo electrónico: datospersonales@muiscaconstrucciones.com
• Dirección: carrera 29 No 53-20, barrio Bolarquí, Bucaramanga
• Teléfono: 6973405
El titular podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
11. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. En caso de que no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos que se quiera hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo.
En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. se compromete a registrar sus bases de datos y las actualizaciones correspondientes ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en la ley.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
14. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL
MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. podrá transferir y transmitir datos personales a terceros países, incluso si no cuentan con niveles adecuados de protección, en los siguientes casos:
• El titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca.
• La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S., o para la ejecución de medidas precontractuales.
• La transferencia sea legalmente exigida o requerida por una autoridad competente.
• Se adopten cláusulas contractuales adecuadas o se celebren acuerdos de transferencia.
15. SEGURIDAD CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN O SISTEMA CERRADO DE VIDEO
En las instalaciones de MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. se utiliza un sistema de videovigilancia para fines de seguridad. Las imágenes recolectadas se conservan por un período máximo de un (1) mes, salvo que se requieran por una autoridad judicial o administrativa o para una investigación interna.
El tratamiento de estos datos se realiza conforme a los principios y derechos establecidos por la ley.
16. INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR TERCEROS
En caso de que un tercero suministre a MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. datos personales de otras personas, será responsable de contar con la autorización expresa del titular para su tratamiento, así como de haber informado debidamente al titular las finalidades del tratamiento.
MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. entiende que la información fue entregada de buena fe, por lo que no asumirá responsabilidad por el incumplimiento del tercero respecto de la normatividad vigente en protección de datos personales.
17. OFICIAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
MUISCA CONSTRUCCIONES S.A.S. designará a una persona encargada de la seguridad de la información y protección de datos personales, quien actuará como enlace entre los titulares, la empresa y la Superintendencia de Industria y Comercio.
17.1 ACTIVIDADES DEL OFICIAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
El oficial de seguridad de la información tendrá entre otras, las siguientes funciones:
• Supervisar que la empresa cumpla con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementen o modifiquen.
• Liderar la implementación de políticas, procedimientos y controles internos en materia de protección de datos personales.
• Gestionar y coordinar los procesos de atención a titulares.
• Promover la capacitación de los empleados en protección de datos personales.
• Gestionar el registro y actualización de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Realizar auditorías internas sobre el cumplimiento del régimen de protección de datos personales.
• Atender visitas de inspección y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Emitir conceptos y lineamientos internos sobre privacidad y protección de datos.
• Coordinar el manejo de incidentes de seguridad de la información relacionados con datos personales.
18. VIGENCIA
La presente política rige a partir del 10 de septiembre de 2018 y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias.
19. CONTROL DE CAMBIOS
• ELABORÓ: José Joaquín Salcedo Duran – Consultor – 02/09/2018
• REVISÓ: Diana Milena Hernández Pinilla – Jefe de Escrituración y Cartera – 02/09/2019
• REVISÓ: María Fernanda Díaz Sanabria – Jefe Jurídico y de Trámites – 15/09/2021
• APROBÓ: Claudia Marcela Álvarez Esparza – Gerente Administrativa – 15/09/2021
